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Tips para crear un evento virtual exitoso

Mesa de trabajo 1-8La nueva normalidad desatada por la pandemia de COVID 19 en el mundo ha hecho que las empresas y marcas migren al ambiente virtual para la realización de eventos y conferencias.

Los eventos virtuales pueden alcanzar a un gran número de asistentes, gracias a que su distribución a través de Internet facilita su acceso a un público mayor. Sin embargo, estos no deben ser considerados como una tarea menor en comparación con sus contrapartes físicas. Estos requieren del mismo cuidado y planeación para que se desarrollen de forma exitosa. Hoy te presentaremos algunos consejos para que tu próximo evento virtual sea un éxito rotundo.

 

  1. Planeación 

    Esta etapa es clave para cualquier evento. A partir de aquí, todo se desarrollará de acuerdo a nuestras ideas. Es por eso que debes pensar muy bien qué es lo que quieres que abarque tu evento. Debes tener muy claro cuál es la meta y el concepto que manejarás alrededor de ella. Una vez establecidos los objetivos, debes pensar como tal en el desarrollo del evento. Las conferencias pueden ser en vivo o pregrabadas. Utilizar un registro de participantes te ayudará a recabar información valiosa sobre los interesados en tus eventos. También hay que planear cómo se distribuirá el contenido a través de la web. Hay que promocionar el evento y mantener a tu audiencia informada de todo lo que viene. Por último, establece métricas que te ayuden a medir el impacto de tu conferencia virtual.

  2. Horario y fecha 

    Parte de un evento exitoso es el poder planear una fecha y horario que se acomoden a las necesidades de la mayoría de tus asistentes. Toma en cuenta días, ferias y revisa con tu equipo de IT cuáles son las horas de mayor tráfico en tu portal. Si planeas un evento global, toma en cuenta las zonas horarias de tus clientes. Del mismo modo, crea contenido offline para aquellos que no pudieran atender en vivo. Incluso puede enviar una encuesta previa al registro para conocer mejor sus necesidades de horario.

  3. Promociona 

    El evento podrá estar creado, pero necesitas que todo el mundo se entere. Utiliza estrategias de email para atraer usuarios. Enfócate en tus mejores contenidos y tus ponentes más destacados. Utiliza tus redes sociales para comunicarlo a los 4 vientos. Apóyate de herramientas como LinkedIn Inmail, que puede ser más certero al momento de elegir un público que solo un post en redes. La compañía de herramientas de diseño Adobe comparte que los registros suelen tener un pico entre 2 a 3 semanas previas al inicio del evento. Este marco de referencia te puede ayudar a focalizar tus esfuerzos de Marketing en este periodo clave. Otra estrategia útil es crear cuentas regresivas en tus redes, haciendo saber a los usuarios que falta cada vez menos para el gran evento.

    Puede interesarte:
    - Qué es un evento virtual y que tipos existen
    - Elementos y herramientas para un crear un evento virtual

    - ¿Por qué hacer un evento Virtual?

  4. Problemas técnicos

    Ten en cuenta que estos problemas pueden aparecer al momento de tus presentaciones. Prepárate de la mejor forma para hacerles frente. Asegúrate que tus ponentes tengan acceso a internet. Hagan ensayos previos al evento. Prepara contenido de backup por si la presentación no funciona en el PC de quien presenta. Ten lista una serie de guías de usuario y apóyalos en lo más que puedas para conectarse.

  5. Sé inclusivo 

    Al igual que en los eventos físicos, ten en cuenta opciones para que todos puedan aprovechar el evento. Textos de buen tamaño y contraste, materiales auditivos, narración y subtítulos donde sea posible. Ofrecer transcripciones de las pláticas y traducciones para usuarios globales. Asegúrate que tu panel de oradores también incluya personas de diferentes etnias, ramos de la industria, edades y niveles de experiencia. Si tus presentadores son todos iguales, estarás alejando a diferentes grupos dentro de tus asistentes.

  6. Engagement

    Facilita herramientas de participación para tus usuarios antes, durante y después del evento. El hacerlos parte de la organización con preguntas y encuestas es una excelente estrategia de engagement. Los asistentes, en general, encuentra divertidas estas oportunidades; ya que pueden ver reflejadas sus opiniones dentro del desarrollo del mismo evento.

En Inmersys, contamos con la experiencia y el conocimiento técnico para ayudarte a crear un muy exitoso evento virtual. Acércate a nuestros expertos y haz de tu próxima conferencia una experiencia de primer nivel.

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