Cómo los eventos virtuales están cambiando la industria

Las condiciones actuales, derivadas de la Pandemia, han obligado a muchas empresas a cancelar sus eventos y exposiciones. Esto con el fin de guardar la sana distancia y evitar aglomeraciones. Pero no todo está perdido: los eventos virtuales han llegado a ocupar su espacio y mantener el vínculo entre empresas, proveedores y clientes.

Existen muchas formas de utilizar estas herramientas virtuales, por lo que es necesario desarrollar una nueva estrategia enfocada en ellas. Conoce aquí todo lo necesario para crear un excelente evento virtual.

El mundo está cambiando

El mercado global de eventos comerciales y empresariales estuvo valuado en $1.1 billones de dólares en 2018. Siendo un segmento considerablemente grande a nivel comercial, era natural que éste emigrara a opciones nuevas durante estos tiempos difíciles. Hoy en día, muchas empresas ya han realizado el cambio a los eventos virtuales. Por ejemplo, Coindesk (una empresa especialista en criptomonedas) ha sustituido su habitual evento anual en Nueva York por uno en forma virtual.  También el Northeast Astronomy Forum 2020 cambió de formato ante las medidas sanitarias. Incluso el famoso E3, el evento más grande del mundo de los videojuegos, se llevó a cabo en una serie de transmisiones virtuales en vivo. 

Enfócate

Uno de los principales factores a considerar cuando cambias del formato físico a uno virtual, es el enfocarte en los temas más relevantes para tus clientes o proveedores. A través de experiencias previas con eventos presenciales, puedes identificar cuál es el tipo de contenido que genera mayor interés entre tus participantes. Los eventos virtuales deben ser muy precisos en la información que ofrecen y en cómo serán organizados. Es mejor lograr un par de conferencias de alto valor para los asistentes que tener un amplio catálogo que no generará el mismo interés.

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Abanico de opciones

Una vez identificado el contenido más eficaz, es hora de planear cómo será distribuido. Afortunadamente, las plataformas de eventos virtuales te dan suficientes opciones para replicar el potencial presencial a través de los siguientes métodos:

Por ejemplo, podrías dividir tu evento en días que se acomoden a ciertos horarios especiales de clientes de alrededor del mundo. Un día será de conferencias para asistentes locales y otro podría acomodarse a un horario central de Europa o Asia. También podrías realizar conferencias pregrabadas que se repitan en distintos horarios, para luego organizar en días posteriores sesiones de networking y chat en vivo para responder preguntas o establecer contactos de negocio entre los participantes. Recuerda que la flexibilidad es clave en este tipo de eventos virtuales.

Recopila información

Después de cada evento, puedes establecer una pequeña encuesta que te permita conocer todos los detalles sobre cómo tus asistentes experimentaron el evento. ¿Cuáles fueron los temas de mayor agrado? ¿Qué partes del evento cambiarían o mejorarían? ¿Qué elementos les gustaría incorporar en futuros eventos? La información es poder, y será tu aliada en mejorar y maximizar la efectividad de tus reuniones virtuales.

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