7 Pasos sencillos para planear un evento virtual

Los eventos virtuales se han convertido en la norma en nuestro nuevo mundo conectado. Las normas sanitarias nos han obligado a llevar nuestras reuniones al plano virtual.

Pero aún en estos cambios, es necesario dedicar tiempo a la correcta planeación de tus eventos. Debes dedicar tiempo y recursos para que tu próxima conferencia en línea sea todo un éxito. ¿Por dónde debemos comenzar? Descubre aquí los pasos para realizar un evento virtual exitoso.

1. Conoce a tu público

Si quieres que tu evento sea un éxito, debes literalmente meterte a la mente de tus posibles asistentes. Es necesario entender no solo sus gustos, sino también sus aptitudes tecnológicas y sus conocimientos de redes sociales y plataformas de streaming. Logra comprender qué es lo que más les interesa ver, es clave para que tu contenido sea de su agrado y que tu oferta de contenido los atraiga. También pregúntate qué tipo de incentivos (promociones, regalos, descuentos) pueden ser atractivos, ya que te ayudarán a promocionar de forma efectiva tu evento.

2. Escoge tu formato

Los eventos virtuales ofrecen una variedad de opciones a la hora de presentar. Puede ser un webinar en vivo o una sesión pregrabada con preguntas y respuestas en vivo. También puedes aumentar la interacción y convertirlo en un taller virtual para los asistentes. Las posibilidades son variadas para mantener tu evento relevante y llevadero. Si tu presupuesto lo permite, contrata una agencia para que diseñe toda una guía visual (banners, marcos, títulos, cortinillas) que se implemente en todos los elementos gráficos de tus presentaciones. Así, tus presentaciones virtuales serán visualmente atractivas y mostrarán un mayor nivel de profesionalidad.

3. Busca tu plataforma ideal

Ya sea en viejos conocidos como tu sitio web, YouTube o Facebook. La elección de tu plataforma contribuirá de buena forma en el éxito de tu evento. Piensa en cuál de ellas tienes mayor alcance o cuál es la predilecta de la mayoría de tus clientes. Compara sus características y elige la que mejor se acomode a tu formato y contenido. Incluso, muchas cuentan con periodos de prueba: aprovecha y utilízalas para conocerla a profundidad.

4. Encuentra tu presentador

Tu contenido y plataforma están listos. Ahora, ¿quién será el rostro de tu evento? Puedes contratar a un presentador profesional o elegir a la persona más adecuada de tu equipo de trabajo. Es muy importante que quien elijas pueda hablar claramente en público, se sienta cómodo bajo las miradas de los asistentes y sea capaz de exponer sin estar atado a un guion. La improvisación es clave también: si alguien se retrasa, hay un problema técnico o surge algún imprevisto; el presentador debe estar listo para sortear el obstáculo y sacar lo más positivo del momento. Otra estrategia es tener a 2 presentadores, ya que así se siente más fluido el ritmo de la presentación y sus interacciones mantendrán más enganchados a tus asistentes. Una buena química entre ellos es un factor que mejorará enormemente tus presentaciones.

5. Saca el músculo de Marketing

Ya casi estás ahí: contenido, formato, plataforma y presentadores. Es hora de que todo el mundo se entere de lo que tu evento les ofrece. Crea contenido en tus redes sociales para generar la expectativa. Presume tu contenido, presenta a tus invitados, delinea tu agenda. Recuerda los gustos de tus usuarios: ¿son más activos en redes sociales o responden mejor a boletines por email? Aprovecha al máximo tus recursos y capta los ojos y oídos de tus futuros asistentes.

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6. Renta un lugar adecuado

El hecho de que el evento sea virtual no quiere decir que tiene que suceder en tu oficina (u hogar). Contrata un lugar que cuente con un escenario y equipo de producción. Estos elementos audiovisuales mejorarán en gran medida la imagen de tu empresa y evento. Aumenta el nivel de producción y déjale claro a tu público lo profesional que es tu marca al momento de reunirlos a todos. También gracias a la tecnología, puedes crear un escenario 3D con CGI haciendo que este se adapte a lo que quieras mostrar y a tu proyecto.

7. Fija la fecha y horario

La última pieza del rompecabezas: ¿cuál es el momento ideal para tu evento? Evita pisarle los talones a expos o incluso eventos internos propios de tu empresa. Y ya que no todo en la vida es trabajo, también aléjate de fechas con eventos sociales de alta demanda (partidos de gran importancia, estrenos de películas, días feriados). Puedes utilizar tus medios electrónicos (redes, email) para recibir sugerencias de tu público y ser más preciso al momento de establecer la fecha.

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